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信息化與商業企業資金流程再造
文章來源: 未知      發布日期:2019-09-21 16:45

信息化與商業企業資金流程再造

  商業企業資金流轉一般要經過供應和銷售兩個階段。其基本流程是:貨幣——商品——貨幣,企業財務管理工作的目標就是使資金經過這一流程實現財富的最大化。我國加入WTO,尤其是經濟全球化和互聯網絡的迅速發展,使企業管理當局很難再以傳統的模式對企業的資金流程施加有效的控制,他們亦愈發感到信息化管理對于實現企業資金流程再造的重要性。    信息化對貨幣資金控制的影響    貨幣資金在企業中流動性最強。貨幣資金留存不足,將可能影響企業正常的交易活動,失去可能的投資機會,以致發生財務風險;留存過多,則影響企業的擴張,可能導致經濟損失。在傳統的資金管理模式下,我國有相當多的企業不能對貨幣資金管理施加有效的管理。貨幣資金數額多少、使用效果怎樣,靠的是財務人員的記錄和制度的約束,企業高層管理當局只能通過閱讀每月的資產負債表來掌握企業月末貨幣資金的結余情況,而對企業日常的貨幣收支缺乏及時而有效的控制,致使貨幣資金使用效率低下。    從圖1中我們可以看到,通過信息化管理,財務部門不再僅僅是按月通過報表提供給管理者貨幣資金的結余數額,而是每筆貨幣收支,都要在業務發生的當時由財務部門及時將數據輸入企的文件中心,并由文件中心迅速傳達給管理當局。資金的使用在網絡上向企業決策層公開,堵塞了資金使用中的漏洞。企業管理當局不僅可以掌握貨幣資金收支的實際執行情況,及時發現有關收支在執行中存在的問題,而且能夠在網上隨時了解當日貨幣資金的結余情況。一個活生生的現金日記帳和銀行存款日記帳展現在決策者面前,為管理者把握商機,進行科學決策提供了便利,從而實現了資金流與信息流的集成管理,達到了以信息流優化資金流的目的。    信息化對儲備資金控制的影響    出于保證經營的需要及價格等多因素的考慮,企業不可避免地要儲備各種商品。商品儲備不足,會影響企業正常的銷售;儲備過多的商品不僅要占用較多的資金,從而影響到資金的流轉,而且會增加倉儲費、維護費,甚至會因資金流轉緩慢,從而增加貸款利息支出,導致利潤的下降。因此,對儲備資金的控制應著力于商品的采購價格和數量兩個因素。    在市場經濟條件下,由于商業企業采購商品的價格經常是變動的,沒有實現信息化,企業管理當局難以及時掌握商品的市場行情和庫存結存情況,商品的采購價格高低、采購數量的多少在一定程度上受采購員的行為所左右。各經銷網點在銷售過程中,由于與其他經銷網點或與企業總部之間缺乏及時而有效的信息溝通,常常會出現一個銷售網點貨物供不應求,而其他網點或企業總部積壓貨物的現象。實現信息化以后,管理當局經過市場調查、因特網查詢和采購數據積累而成的商品價格數據庫為采購定價提供了依據,企業對各種商品科學的制定出最高限價,以便控制商品的采購成本;在科學可行的獎懲制度配合下,采購人員在采購時會自覺的貨比三家,動態優化采購渠道,進行比質比價以后再確定采購單位,從而優化了商品的采購價格,加強了商品供應過程的管理。    在計算機系統的支持下,企業可以自動生成各種商品的最高儲備量和最低儲備量,在此基礎上制定科學的采購方案。企業的各經銷網點每天都可以通過因特網將當天的銷售情況輸入到企業數據庫,由數據處理中心將信息傳達給管理當局,從而消除了銷售過程的暗箱操作和個人行為,實現了以信息流優化物流和資金流的優良管理模式,使銷售過程全透明,企業經理層可以隨時了解市場動態。在千里之外調度各銷售網點的庫存產品,不僅減少了庫存積壓,降低了倉儲費用,而且加速了資金流轉。    應用計算機軟件對商品的領出時間、單位、數量進行計算機統計,實現各種商品的動態點庫,使物資庫庫存數據在網上向全企業(包括各連鎖商店)公開,各單位可以在網上對各種商品進出庫及結存數量進行查詢,既避免了各使用資金單位因盲目提報計劃而形成重復采購,造成商品的積壓;又防止了因商品短缺或因采購過于頻繁而影響銷售或增大采購費用的現象發生,實現了以信息流優化物流和資金流的管理目的。    信息化對結算資金控制的影響    為了拓寬市場、增加企業盈利,尤其是在銀根抽緊、市場疲軟、資金匱乏的情況下,企業往往要采取賒銷的手段來擴大銷售規模。賒銷帶來了應收帳款等債權資金的膨脹。這部分資金如不能及時收回,輕者影響企業的資金流轉,嚴重者會導致壞帳的發生。因此,加強對客戶信用情況的了解極為重要。    由于管理手段的落后,相當多的企業因收集有關客戶信息的成本較高,缺乏對客戶信用標準的評定。有些企業盡管進行了客戶信用等級評定,其評定過程和結果也常常過于主觀,難以實現信息流優化資金流程的管理目的。企業實現信息化以后,借助計算機系統,可以自動建立有關客戶的信息檔案,收集和整理客戶應付金額、應付時間、已付金額、支付時間、拖欠金額,以及與客戶的交易背景等方面的信息,并進行帳齡分析,進行跟蹤管理,對債權資金進行連續監控和催收。通過網絡系統,管理當局可以對大額賒銷業務進行審批,看到的不再是資產負債表上的靜態數據,而是各項債權資金占用的詳細動態記錄。便于以信息流優化企業的資金流程,從而提高了管理者的理財能力和科學決策能力。    信息化對資金的預算管理    由于管理手段的落后,我國許多企業的預算工作還停滯在年度預算。在市場經濟條件下,許多不確定因素的存在,使企業的年度預算在年度后期難以起到約束作用。實現信息化以后,企業可以建立以旬計劃為主的資金預算管理系統。企業的銷售部在每旬前幾日通過全國銷售信息網絡集合旬回款計劃,匯總后上報文件管理中心,進入資金數據總庫;使用資金單位在旬末的幾日前,將需求資金計劃按類別填報計劃錄入資金數據庫,經管理當局審批以后,由網上發布到執行部門,按批準計劃分配資金;經批準的各類資金計劃,各個資金控制和執行部門在發放和報銷時可在網上實現按類別、單位、期間等自動進行查詢,杜絕了資金實際使用與計劃的偏差。通過旬資金預算管理系統,管理者可以按旬預算企業的現金流量,從而加強了資金流程的預算控制。    需要指出的是,企業信息化不是簡單地用計算機來代替手工勞動,也不是將傳統的管理方式硬搬到計算機網絡中,而是借助現代信息技術,引進現代管理理念,對計劃經濟時期形成的、不適應市場經濟客觀要求的落后經營方式、僵化的組織結構、低效的管理流程等,進行全面而深刻的變革。如果傳統的管理體制不改革,落后的機制不轉變,即使是采用了計算機,上了互聯網,信息化的優勢也難以發揮,企業的管理水平也難以提高。以信息化優化企業資金流程是一個需要逐步推進和不斷完善的過程,不可能一蹴而就。就多數企業的情況來看,在起步階段不一定要馬上建立一個無所不包的完整系統,一般會呈現出一種螺旋式的發展趨勢,依次向較高階段轉化。企業的情況千差萬別,一定要根據企業自身的特點,找準優化資金流程控制的切入點,抓住關鍵環節,實施重點突破。在以信息流優化資金流問題上,一定要抓好數據管理,如果基礎數據不準確、不及時,即使都以一定的數據庫格式錄入到計算機里,輸入計算機系統的也是錯誤的信息、過失的信息,企業信息化就成了無源之水、無本之木,從而失去了存在的價值。孟凡生


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